İ L E T İ Ş İ M     LULEBURGAZMHP@HOTMAİL.COM     25.05.2010 İletişim : Engeller İletişimin Düşmanıdır. Bunun için; Engellerin her zaman var olduğunu Bu engellerin neler olduğunu Sizi nasıl etkilediğini Diğer kişileri nasıl etkilediğinin bilinmesi gerekir. İletişimin Engelleri Kesintiler Zaman sınırlaması Bilgi eksikliği Fiziksel uzaklık Örgütsel uzaklık Seçici algılar ve ön yargılar. Mesaj   Duyguların , düşüncelerin ve bilgilerin kaynak tarafından kodlanmış şeklidir. Yaşantı Alanları Alıcı Mesaj gönderilen kişi veya guruba alıcı denir. ORGANİZASYONDA İLETİŞİMİN İŞLEVİ Bilgi Sağlama Etkileme - İkna Bütünleştirme Emir verme İletişimin Amaçları 1- Örgütsel politika ve kararların işgörenlere duyurulması ve anlatılması örgütte dedikodu ve söylentilerin önünü keser ve örgüt-işgören bütünleşmesini kolaylaştırır. Örgütün çalışma düzeni, uzun ve kısa vadeli hedefleri, ücret ve prim sistemi, ödül-ceza sistemi, yükselme olanakları, sosyal haklar vb. gibi konulara ilişkin bilgilendirme, örgütün işgörenlerce tanınmasını sağlar. 2. Örgütün yıllık bütçesi, gelirleri, faaliyetleri ve projeleri, işgörenlere sendikalara, hissedarlara, müşterilere, ilişkide bulunulan çevrelere ve ileride örgütte çalışma olasılığı olabilecek potansiyel işgörenlere duyurulması örgütün tanınması ve örgüte olan güveni sağlar. 3. Örgütlerin birleşmesi veya bir örgütün diğer örgütü kendi bünyesine katması durumunda yanlış anlamaları, kıskançlıkları, tedirginlikleri önler. Organizasyonun Yapısı ve İletişim Yukarıdan Aşağıya İletişim Yukarıdan aşağıya iletişim çalışanların şu sorulara cevap verebilmesi içindir; · Kuruluş hangi noktaya nasıl gelmek istemektedir? · Çalıştığın bölümün hedefleri nelerdir? · Senin bireysel hedeflerin nelerdir? · Müşteriler senden ve kuruluştan ne istemektedir? · Kuruluşunun bölümünün performansıyla bireysel performansın konusunda bilgin var mı? · Kuruluşunun ve çalışanların elde ettiği başarılardan haberdar mısın? · Kuruluş içi sosyal etkinliklerden haberin var mı? Aşağıdan Yukarıya İletişim Aşağıdan yukarıya iletişim kanalıyla aşağıdaki bilgiler elde edilebilir; · Yönetim yaklaşımı · Çalışma ortamı ve şartları · Örgütün diğer kuruluşlara göre yeri · İşin yapılması sırasında eksikliği hissedilen araç ve gereçler · İşin daha iyi yapılabilmesi için öneriler Sağlıklı yatay iletişim ile elde edilecek yararlar şöyle sıralanabilir;       Örgüt amaçlarının bölüm amaçlara üstünlük sağlaması Hedef kitle isteklerinin belirlenmesi Benzer işlerin farklı birimlerde tekrarının önlenmesi Kaynakların etkili kullanılması Sorumluluklarla ilgili belirsizliklerin ortadan kaldırılması Karar alma sürecinin hızlanması Toplumsal İletişim Şekilleri 1-     kişilerarası 2-     kişi – grup 3-     kişi – örgüt 4-     gruplararası 5-     grup – örgüt 6-     örgütlerarası 7-     kitle iletişimi İnsanlararası İletişim Mesafeleri ÒMahrem Alan: Bu mesafe içine insanlar çok yakınlarını kabul ederler. ÒKişisel Alan: İnsanlar bu alana samimi arkadaşların, akrabalarıı kabul ederler. ÒSosyal Alan: İnsanlar bu alana az tanıdıkları kişileri kabul ederler. İş ortamında bu mesafeye uyulur. İletişim bu alan içinde gerçekleşir. ÒGenel Alan: İnsanlar bu alana genellikle ilgi duymadıkları yabancıları kabul ederler. İletişim Araçları Kişiler Arası İletişim DİL KULLANIMI Jargon Kinayeli konuşma Güçlü konuşma ÖZKAVRAYIŞ Kendimizi nasıl görüyoruz? Başkalarına nasıl gösteriyoruz? Karakter,kişilik,yetenek,beceri ve görüşümüz hakkındaki inançlarımız; özkavrayışın birer parçasıdır. BİZ KİMİZ BENLİK ANALİZİ Ana baba benliği, (koruyucu, yargılayıcı) Çocuk benliği, (doğal,profesör, uyum sağlamış) Yetişkin benliği DİNLEME Dört iletişim tekniğinin en önemlilerinden •Okuma •Yazma •Konuşma •Dinleme NEDEN DİNLERİZ? •Bilgi alma •Zevk •Geri besleme •Anlama •Kişisel tatmin •Güç İyi Dinlememenin Nedenleri? • Net olmayan ifadeler •Beklentiler •Dikkatin başka yöne çevrilmesi •Konu hakkında önyargı •Duyguları harekete geçirecek ifadeler •Yalnızca olguları dinleme •İçerikten çok sunuş tarzına dikkat etme •Kendini başka soruya hazırlama •Notlara çok fazla bağımlı olma İyi Bir Dinleyici Olmak İçin •Kendinizi anlatanın yerine koyun. •Dikkati dağıtan etkileri bırakın •Gerektiğinde not alın •Dinleme alışkanlığınızın farkına varın •Konuşmayın •Önyargılarınızın farkında olun •Hemen sonuç çıkartmaktan kaçının •Anlam bütünlüğünü yakalayın •Adil ve eleştirici tutumla dinleyin •Kendinizi dinleyin •Duygularınızı yansıtın Pasif Dinleme   Pasif dinlemede: •sesizlik •Çok az tepki  vardır         Önemli bir olayı paylaşmak istediğinde, Heyecanını ifade etmek istediğinde, Sorununa çözüm bulmak için sesli düşünmek istediğinde pasif dinlemeden faydalanılır ve  “iyi görünüyorsun”, “Evet”, “Açıklayabilirsin”, “Çekinme”  gibi sözlü tepkiler verilip, desteklenirken  AKTİF DİNLEME Aktif dinleme kendisini, karşıdakinin (konuşanın) yerine koyma yeteneği olarak ifade edilir ve geri yansıtma şeklinde yapılabilir. Konuşana •Anlattıklarına açıklık getirmesini isteyerek(Ne demek istediğini anlamadım?) •Sözlerini yorumlamak yada başka şekilde ifade ederek (yani demek istiyorsun ki) •Duygularını yansıtmasını sağlayarak (Kendini ... gibi mi hissediyorsun?) •Başlıca fikir ve duygularını özetlemesine yardımcı olarak ( Bu ana kadar söylediklerinden anlıyorum ki.) Başarılı İletişim İçin  •İyi bir model olun •İnsanlara adlarıyla hitap edin. •Emredici değil isteyen tarzda iletişime girin. •Aktif dinleme tekniklerini kullanın. •Söylenenleri kendiniz tekrar edin. •Yazdığını mesajı karşıdakiyle gözden geçirin. •Söylediklerinizin tekrarını isteyin. •Dinlemiyorsa, dinlemediğini farkettiğinizi bildirin. GÖRÜŞME •Görüşen •Görüşülen Görüşmenin Başarısı •Anlaşılır dil kullanmaya •Açık görüşlü olmaya •Görüşmenin amacıyla biçimini dengelemeye •Görüşme için önceden hazırlanmaya •Aktif olarak dinlemeye •Uygun tepkiler vermeye •Ahlaki konularda duyarlı olmaya •Konuşmaya teşvik etmeye bağlıdır. Telefonda Konuşma •Telefon çaldığında hemen ve uygun bir dilde cevap verin. •Sizi arayanları siz de fazla zaman geçirmeden arayın. •Normal hızla konuşun. •Kendinizi tanıtın. •Not alın. •Tartışmaya girmeyin. •Açık-seçik konuşun. •Konuşmayı uygun bir şekilde sona erdirin. •Konuşmanın devamını getirin. •Sizi arayanları sizde zaman geçirmeden arayın. Çatışmalara Olumlu Yaklaşım .Geri adım •Anlaşmazlıkların üzerine gitmeme •Uzlaşma •İşbirliği İletişim Ortamları •Savunmacı •Destekleyici Destekleyici Ortamlarda •      Gurubun bütün üyelerine saygı gösterilir, insanların katkılarına değer verilir. •      Başkalarının konuşmaları içtenlikle ve dikkatle dinlenir. •      Bireylere yapacakları işler açık bir şekilde anlatılır ve ihtiyaçları sorulur. •      Karakter ve kişilik değil, yaptıkları işler değerlendirilir. •       Diğerlerinin sıkıntılarına ilgi gösterilir. Sunuş Yapma •Hedeflerinizi tespit edin. •Dinleyici kitlenizi tanıyın. •Ortamı tanıyın •Konu hakkında bilgi sahibi olun. •Materyalinizi belirleyin. •Uygulama yapın. Yazılı İletişim •Yazılı belgenin arşiv değeri vardır. •Mesaj bütünlüğü içinde iletilebilir. •Daha resmidir. •Mesajı daha açık hale getirmek için değişiklik yapmaya izin verir. Dil KULLANIMI Hayır    Evet Haberdar edin Şimdiki durumda Mümkün olan en kısa zamanda İlişikte sunduğumuz Gayret göstermek Elime ulaşmış bulunuyor Tehir etmek zorunda kalma Rica ettiğiniz üzere Yakın Gelecekte Bildirin Şimdi En kısa sürede Aşağıda bulacağınız Çalışmak Aldım Geciktirme İstediğiniz gibi Yerine Kısa sürede Hayır           Evet Olması halinde Söylemek gereksiz ama Yapacak durumda değilim Benzer şekilde Beyan etmek Arz etmek Müteşekkir kalırım Teşekkürü borç bilirim Rica ederiz Önermeye değer buluyoruz Olursa (Gereksizse söylemeyin) Yapamam Bunun gibi Söylemek Sunmak yada göndermek Çok sevinirim Teşekkür ederim Lütfen Öneririz Toplantı Yönetimi Toplantının planlanması Toplantının yönetimi Gurup dinamikleri Değerlendirme Planlama Niçin? Ne zaman? Kim? Nerede? Yönetimi Zamanında başlama Kendini tanıtma Toplantının amacı Tanışma Gündemin okunması Gurup Dinamikleri Sessizler Çok konuşanlar Her fikre saldıranlar Destekçiler Kendi aralarında konuşanlar Uyuyanlar Şamatacılar Değerlendirme Başardıklarımız Başaramadıklarımız Liderlik, Kültür ve İletişim Zorlayıcı Güç Yasal güç Ödül gücü Karizmatik güç Uzmanlık gücü   Teşekkürler